E-Fatura Nedir ?

Elektronik ortamda oluşturulan, iletilen ve saklanan fatura türü e-fatura olarak adlandırılır. Geleneksel kağıt fatura yerine geçer ve işletmelerin mali işlemlerini dijital olarak yönetmelerini sağlar. Türkiye’de 2013 yılından beri kullanılan e-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenir ve belirli ciro sınırlarını aşan firmalar için zorunludur.

E-fatura kesme işlemi; işletmeler, serbest meslek sahipleri ve kamu kurumları tarafından icra edilebilir. Kağıt ve posta maliyetlerinin azalması, işlemlerin hızlanması ve çevre dostu olması gibi avantajları bulunan bu fatura türü, dijital arşivleme sayesinde faturalara kolay erişim de sağlar.

Hangi İşlemlerde Kullanılır ?

Mali süreçlerin dijitalleşmesini sağlayan e-fatura iş dünyasında büyük kolaylıklar sunar. Faturalama işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, hem verimliliği artırır hem de maliyetleri düşürür.

E-Fatura kesme aşağıdaki işlemlerde kullanılır:

• Mal ve hizmet satışları
• İhracat ve ithalat işlemleri
• Kamu kurumlarına yapılan satışlar
• İnşaat sektörü işlemleri
• E-ticaret işlemleri
• Serbest meslek kazançları
• Finansal hizmetler
• Bayi ve distribütör satışları
• İndirim ve kampanya işlemleri
• Sözleşme ve anlaşmalara dayalı ödemeler

E-Fatura Avantajları Nelerdir ?

Henüz belirli bir ciroya ulaşmamış ve e-fatura ile tanışmamış işletmeler veya bireyler e-fatura ne zaman başladı sorusunu sorabilir. Ülkemizde 2013 yılından beri belirli ciro kriterini karşılayan işletmeler e-fatura kesmek zorundadır.

Bu fatura türünü kullanmak isteyen işletmelerin öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığına başvurarak e-fatura sistemine kayıt olmaları gerekmektedir. Süreç boyunca gerekli yazılımların temin edilmesi ve mali mühür alınması gibi adımlar izlenir. Kayıt aşamasından sonra firmalar e-fatura mükellefi konumuna ulaşmış olur.

E-Fatura Mükellefi Nedir ?

Yasal düzenlemeler gereği e-fatura kesmesi zorunlu olan işletme ve kişiler e-fatura mükellefi olarak tanımlanır.

Avantajları Nelerdir ?

• Kağıt, baskı ve posta masraflarını ortadan kaldırır.
• Faturaların hızlı ve hatasız bir şekilde düzenlenmesini sağlar.
• Kağıt tüketimini azaltarak çevreye katkı sağlar.
• Dijital ortamda saklanan faturalar, ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir.
• Yasal düzenlemelere uygun olarak faturaların elektronik ortamda gönderilmesini sağlar.
• Faturaların güvenli bir şekilde iletilmesi ve saklanması sağlanır.
• İhracat ve ithalat işlemlerinde kolaylık sunar.
• Hızlı ve doğru faturalama sayesinde müşteri memnuniyeti artırılır.
• Fatura süreçlerinin izlenebilirliğini ve raporlanabilirliğini artırır.

Kimler E-Fatura Kesmek Zorundadır ?

Ülkemizdeki mevzuata göre, belirli kriterleri karşılayan işletme veya kişiler fatura kesme programı ile elektronik ortamda faturalarını kesmek zorundadır. Bu zorunluluk, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde uygulanır.

• 2018 veya izleyen yıllarda brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler
• İhracat işlemi yapan ve e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler
• 2019 veya izleyen yıllarda komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar
• 2020 ve izleyen yıllarda e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olup, 5 milyon TL ve üzerinde brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler
• E-ticaret faaliyetinde bulunan ve internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan mükellefler
• Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) lisanslı petrol ve LPG piyasası mükellefleri
• Tütün mamulleri ve alkollü içecek ticareti yapan mükellefler

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır ?

Elektronik fatura başvurusu yapmak isteyen işletmeler veya kişiler Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden www.efatura.gov.tr web sitesine geçiş yaparak başvuru işlemlerine başlayabilir. Eğer bu işlemleri tek başınıza yapmak istemiyorsanız, Mükellef Online olarak işlemleri sizin adınıza hızlı bir şekilde yürütebiliriz.

Başvuru sürecinde izlenmesi gereken adımlar ve sunulması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

• GİB’in resmi internet sitesine giriş yaparak e-fatura başvuru formunu doldurulması.
• Kamu Sertifikasyon Merkezi (KamuSM) üzerinden mali mühür başvurusu yapılması.
• Gerekli belgelerin temini Vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası
• Yetkili kişi veya kişiler için imza sirküleri
• Şirketler için ticaret sicil gazetesi fotokopisi
• İşletme faaliyet belgesi

E-fatura başvuru formunun eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması. GİB portalı üzerinden entegrasyon işlemlerinin tamamlanması. Başvuru onay sürecinin sona ermesi.

Başvuru işlemleri tamamlandıktan ve onaylandıktan sonra, işletmeler e-fatura kesme sürecine geçiş yapabilirler. E-fatura kullanımı ile ilgili detaylı bilgilere ve kılavuzlara GİB’in resmi internet sitesi üzerinden ulaşılabilir.

E-Fatura Nasıl Arşivlenir ?

Vergi Usull Kanunun 397 sıra numaralı tebliğine göre elektronik faturalar, elektronik ortamda en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre boyunca faturaların bütünlüğü, doğruluğu ve istenildiğinde erişilebilir olması sağlanmalıdır.

E-faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun şekilde güvenli sunucularda veya özel entegratörlerin sağladığı arşiv hizmetlerinde saklanabilir. Ayrıca, e-fatura kullanıcıları, faturaların yetkisiz erişimlere karşı korunması ve düzenli yedeklenmesi gibi güvenlik önlemlerini de almakla yükümlüdür.

E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir ?

E arşiv e fatura farkının anlaşılması için öncelikle e-arşiv fatura tanımlanmalıdır. E-arşiv fatura, elektronik fatura kapsamı dışındaki işletmelere veya kişilere düzenlenmektedir. Bu iki faturanın temel farkları aşağıdaki gibidir:

E-Fatura:

• Sadece e-fatura mükellefleri arasında kullanılabilir.
• GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak düzenlenir ve GİB üzerinden alıcısına iletilir.
• Elektronik ortamda en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
• 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında düzenlenir.
• B2B (işletmeden işletmeye) işlemler için yaygındır.

E-Arşiv Fatura:

• E-fatura mükellefleri ile e-fatura mükellefi olmayanlar arasında ve nihai tüketicilere yapılan satışlarda kullanılır.
• GİB’in belirlediği standartlara uygun olarak düzenlenir ancak doğrudan alıcıya iletilir, GİB’e sadece raporlanır.
• Hem elektronik hem de kağıt ortamında saklanabilir ve yine en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmelidir.
• 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında düzenlenir.
• B2C (işletmeden tüketiciye) işlemler ve kağıt fatura yerine geçecek işlemler için uygundur.

Dikkat Etmeniz Gerekenler

E-fatura her ne kadar sayısız avantaj sunsa da firmaların dikkat etmesi gereken hususlar bulunmaktadır. Bu hususlar aşağıdaki gibi özetlenebilir: