E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, ülkemizde 2016 yılından itibaren kullanılmaya başlanan bir dijital belge türüdür. Bu fatura türü Vergi Usul Kanununun (VUK) ilgili maddelerine dayanılarak düzenlenmiştir.

E fatura arşiv, kağıt fatura düzenleme zorunluluğu olmayan ve e-fatura mükellefi firmalar tarafından kesilen, dijital bir fatura türüdür. Bu fatura, hem vergi mükelleflerine hem de mükellef olmayan son kullanıcılara kesilebilir. E-arşiv fatura düzenleme işleminin temel amacı, dijital ortamda düzenlenen faturaların vergi denetim süreçlerini kolaylaştırmak ve kağıt kullanımını azaltmaktır.

E-Arşiv Sistemine Geçiş Zorunluluğu

Dijital dönüşümün bir parçası olarak Türkiye’deki mükellefler için önemli bir zorunluluk haline gelen e-arşiv fatura, VUK kapsamında yapılan düzenlemeler, belirli kriterleri karşılayan işletmelere bu fatura türüne geçişi zorunlu kılmaktadır.

Bu zorunluluk, işletmelerin dijitalleşme sürecini hızlandırırken aynı zamanda vergi mevzuatına uyumlarını da sağlamaktadır. Bu kapsamda, aşağıdaki kriterleri karşılayan mükellefler, e-arşiv fatura portalı üzerinden fatura düzenlemek zorundadır.

2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı veya gayrisafi iş hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler için e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır. Bu mükellefler, faaliyetlerini dijital ortamda yürütmekle yükümlüdür.

Kendi internet siteleri veya çeşitli platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyeti yürüten mükellefler, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı elde etmişse, e-Arşiv Fatura kesmek zorundadır. Bu, e-Ticaretin hızla büyüdüğü bu dönemde, dijital faturanın önemini daha da artırmaktadır.

Gayrimenkul inşası, imalatı, alımı, satımı veya kiralaması ile uğraşanlar ve bu işlemlere aracılık eden mükellefler de 2022 ve sonrası hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaşırlarsa e-Arşiv Fatura zorunluluğu kapsamına girmektedir.

Benzer şekilde, motorlu taşıtların inşası, imalatı, alımı, satımı veya kiralaması ile ilgilenen ve bu faaliyetlerde aracılık eden mükellefler de aynı hasılat kriterini karşılıyorsa e-Arşiv Fatura düzenlemekle yükümlüdür.

Son olarak, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmeti sunan aracılar da 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaştıkları takdirde, dijital faturaya geçiş zorunluluğu ile karşı karşıya kalmaktadır.

Başvuru Nasıl Yapılır ?

Elektronik arşiv fatura sistemine geçiş ile işletmeler dijital ortamda faturalarını düzenleyebilir ve muhafaza edebilir. Ayrıca, bu fatura türü ile vergi mevzuatına uyum da kolaylaşır. Bu sürece dahil olmak isteyen işletmelerin belirli aşamaları takip etmeleri ve gerekli belgeleri hazırlamaları gerekmektedir. Başvuru sürecinde desteğe ihtiyacınız olduğunda Mükellef Online üzerinden bizlerle iletişime geçebilirsiniz.

Başvuru süreci genel hatlarıyla aşağıdaki gibi özetlenebilir.

E-Arşiv Fatura uygulamasını kullanmaya başlamak için, öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmanız gerekmektedir. Eğer işletmeniz henüz e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, öncelikle bu sisteme başvuru yapmalısınız. E-Fatura kaydı olmayan işletmeler, e-Arşiv sistemini kullanamazlar.

Başvuru sürecinde bazı temel belgelere ihtiyacınız olacaktır. Eğer tüzel kişilikseniz, Vergi Kimlik Numaranızı hazır bulundurmanız gerekmektedir. Gerçek kişiler ise TC Kimlik Numarası ile başvuru yapabilirler. Ayrıca, mali mühür veya elektronik imza (e-imza) kullanmanız gerekmektedir. Tüzel kişiler için mali mühür zorunluyken, gerçek kişiler elektronik imza ile başvuru yapabilir.

Başvuru işlemi için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) web sitesine giriş yapmanız ve e-Arşiv başvuru sayfasına gitmeniz gerekmektedir. Bu sayfada, sizden istenen bilgileri ve belgeleri sisteme yükleyerek başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvurunuzu tamamladıktan sonra onay sürecini beklemeniz gerekecektir. Başvurunuz onaylandığında, e-Arşiv sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Avantajları

İşletmelere dijital dünyada önemli kolaylıklar ve avantajlar sunan e-arşiv fatura, işletmelerin mali süreçlerini daha verimli hale getirir. Ayrıca, zamandan ve maliyetten de tasarruf etmeyi sağlar.

• Kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi geleneksel fatura süreçlerinin getirdiği maliyetleri ortadan kaldırır. Bu sayede, işletmelerin operasyonel maliyetleri önemli ölçüde azalır.
• E-Arşiv Fatura, fatura düzenleme, gönderme ve saklama süreçlerini dijital ortama taşıyarak hız kazandırır. Faturalar, anında alıcıya ulaştırılır ve bu sayede ödeme süreçleri de hızlanır.
• Faturaların dijital ortamda saklanması, belge kaybı riskini ortadan kaldırır ve arşivleme işlemlerini kolaylaştırır. İhtiyaç duyulan faturalar, kolayca ve hızlı bir şekilde erişilebilir hale gelir.
• Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkıda bulunur. Sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda, işletmelerin çevresel ayak izini küçültmesine yardımcı olur.
• E-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanununa uygun olarak düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenir. Bu sayede, yasal gerekliliklere tam uyum sağlanır ve vergi süreçlerinde güvenlik artırılır.
• Dijital ortamda saklanan faturalar, vergi denetimleri sırasında kolayca incelenebilir. Bu da işletmelerin denetim süreçlerini daha şeffaf ve sorunsuz bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
• E-Arşiv Fatura, uluslararası ticaret yapan işletmeler için de avantaj sağlar. Dijital fatura standartlarına uygun olduğundan, farklı ülkelerde de geçerliliği olan bir sistemdir.

E-Arşiv E Fatura Farkı

Dijitalleşen iş dünyasında, bireyler veya işletmeler hangi fatura türünü kesmek zorunda olduklarını tam olarak bilemeyebilirler. Her iki fatura türü de geleneksel kağıt faturaların yerini alarak işlemleri hızlandırır. Ancak, e-fatura nedir e-arşiv fatura nedir, bu iki fatura türünün farklılıkları nelerdir, bilmek oldukça önemlidir.

E-Fatura:

• Sadece e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir ve elektronik ortamda GİB üzerinden gönderilir.
• GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir ve faturalar GİB’in elektronik sisteminde saklanır.
• Sadece vergi mükellefi olan işletmeler arasında kullanılır.
• GİB onaylı olarak düzenlenir ve GİB tarafından anında denetlenebilir.
• Belirli bir ciro eşiğini aşan ve kanunla belirlenmiş bazı sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için zorunludur.

E-Arşiv Fatura:

• Hem e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflere hem de e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan son kullanıcılara (nihai tüketici) düzenlenebilir. E-Arşiv Fatura, genellikle e-Fatura kapsamı dışında kalan işlemler için kullanılır.
• Fatura, alıcıya e-posta veya fiziksel olarak gönderilebilir. Faturaların dijital bir kopyası, işletmenin kendi sistemlerinde veya özel entegratörler aracılığıyla saklanır.
• Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere (son kullanıcı) de kesilebilir, bu durum e-Ticaret işlemleri gibi süreçlerde yaygındır.
• GİB’e düzenleme anında gönderilmez; aylık olarak GİB’e raporlanır. Bu, e-Fatura’ya kıyasla daha esnek bir denetim süreci sağlar.
• E-Fatura mükellefleri tarafından e-Fatura kapsamı dışında kalan işlemler için kullanılması zorunludur. Ayrıca, belirli ciro eşiğini aşan e-Ticaret yapan işletmeler ve diğer bazı sektörler için de zorunludur.

E-Arşiv Faturanın Geçerli Olması için Neler Gerekli ?

Elektronik arşiv faturaların yasal olarak geçerli olabilmesi için Vergi Usul Kanunu ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara uygun olması gereklidir. Bu kurallar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• E-fatura sistemine kayıtlı olmak
• Mali mühür veya elektronik imza kullanmak
• GİB tarafından onaylı entegratör kullanmak
• Faturanın düzenlendiği tarihin ve saatin doğrulanması amacıyla zaman damgası eklemek
• Alıcıya e-posta yoluyla kesilen faturayı ulaştırmak
• Düzenlenen faturaları aylık olarak GİB’e raporlamak
• Faturaları en az 10 yıl süreyle saklamak

Geriye Dönük E-Arşiv Faturası Düzenlenmesi

Vergi Usul Kanununa göre geriye dönük e-arşiv faturası kesebilirsiniz. Ancak azami sınır olan 7 günü aşmamanız gerekmektedir. Eğer 7 günlük sınırı aşarsanız, e-arşiv fatura düzenlemeniz yasal olarak mümkün değildir. Bu sınır içerisinde fatura kesmediğiniz takdirde vergi cezalarıyla karşılaşabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Sınırı Var mı ?

2024 yılında, e-Arşiv Fatura limiti vergi mükellefi olmayan nihai tüketiciler için 5.000 TL, vergi mükellefleri için ise 6.900 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutarları aşan işlemler için e-Arşiv Fatura kesilmesi zorunludur. Altındaki tutarlar için ise kağıt fatura kullanılabilir, ancak talep edilirse e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.

E-Arşiv Fatura Yanlış Kesilirse Ne olur ?

E-Arşiv Fatura yanlış kesildiğinde, Vergi Usul Kanunu’na göre, hatalı fatura iptal edilip yerine doğru bir fatura düzenlenmelidir. E-arşiv fatura görüntüleme sonrasında, yanlış kesilen faturanın iptali için, faturanın düzenlendiği gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemine iptal talebi gönderilmelidir.

Bu süre aşılırsa, hatalı faturanın alıcısı ile karşılıklı mutabakat sağlanarak iade faturası düzenlenmelidir. Yanlış fatura işlemleri zamanında düzeltilmezse, özel usulsüzlük cezalarıyla karşılaşılabilir. Bu nedenle, faturaların doğruluğundan emin olmak kritik önem taşır.

E-Fatura Mükelleflerine E-Arşiv Fatura Kesilebilir mi ?

Dijital ortamda fatura kesilirken, fatura keseceğiniz firmanın veya kişinin e-fatura mükellefi olup olmadığını mutlaka öğrenmelisiniz. Çünkü bir e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kestiğinizde bu fatura geçerli sayılmaz. Çünkü kestiğiniz fatura yasal gereklilikleri karşılamaz.

Bu durumda, düzenleyici olarak e-arşiv fatura iptali işlemini sağlamalı ve doğru bir şekilde e-fatura düzenlemelisiniz. Bu işlemlerin 7 iş günü içerisinde sonuca ulaştırılması gerekmektedir. Çünkü Vergi Usul Kanununun belirlediği e-fatura veya e-arşiv fatura düzenleme süresi 7 gündür. Bu süreye sadık kalmadığınızda, vergi usul kurallarına uyumsuzluk durumu söz konusu olabilir.